Chcesz poznać podstawowe zasady etykiety wysyłania wiadomości e-mail? Zapraszamy do lektury.
- Podaj służbowy adres e-mail – należy unikać nieprofesjonalnych nazw, pseudonimów, liczb oraz nienaturalnego języka.
- Temat wiadomości powinien być zwięzły i jasny – temat powinien być zwięzły i jasny oraz od razu wskazywać na cel wiadomości.
- Funkcja „Odpowiedz wszystkim" – należy zawsze dobrze zastanowić się nad adresatami wiadomości.
- Powitanie formalne i nieformalne – należy używać neutralnego języka w kontaktach z nowym współpracownikiem, klientem albo osobą, której dobrze nie znamy.
- Proste i klasyczne czcionki – należy stosować standardową czcionkę, unikać ich mieszania i używania różnych kolorów.
- Podziel tekst na akapity – aby tekst, który porusza kilka tematów był bardziej czytelny, należy podzielić go na akapity.
- Unikaj emoji – w służbowych wiadomościach należy unikać używania emoji, gdyż jest to nieprofesjonalne.
- Unikaj wykrzykników – należy również unikać używania wykrzykników, ponieważ wiadomość może zostać źle odebrana. Wykrzyknik kojarzy się przeważnie negatywnie.
- Nie należy nadużywać żartów – każda z osób ma inne poczucie humoru, dlatego aby kogoś nie urazić, należy unikać stosowania żartów w kontaktach ze współpracownikami czy klientami których nie znamy.
- Służbowy podpis – podpis powinien być prosty, czytelny i zawierać najważniejsze informacje.
- Sprawdź wiadomość przed wysłaniem – należy sprawdzać wiadomość przez wysłaniem, aby wyeliminować ryzyko błędów gramatycznych, literówek oraz błędnych informacji.
- Dwa razy sprawdź adres odbiorcy – należy sprawdzić adres przed wysłaniem wiadomości (również pod kątem błędów w pisowni), aby mieć pewność, że na pewno trafi do odpowiedniego odbiorcy.
- Udzielenie odpowiedzi w ciągu jednego dnia roboczego – należy jak najszybciej odpowiadać na wiadomości, żeby adresat wiadomości nie poczuł się zlekceważony.
- Status „Poza biurem", gdy znajdujemy się poza miejscem pracy – należy ustawić komunikat o niedostępności, aby adresat wiadomości wiedział, że nie otrzyma od nas wiadomości, ponieważ nie ma nas w biurze/pracy.
Więcej informacji znajdziesz tu: Czternaście podstawowych zasad etykiety wysyłania wiadomości e-mail dla profesjonalistów (europa.eu)